Regulamin dla Wystawców

REGULAMIN DLA WYSTAWCÓW

TARGI BLISKA SZTUKA 2026

Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu pod nazwą Targi Bliska Sztuka, zwane dalej wydarzeniem lub wydarzeniami, organizowanym przez CRAFT EVENT Sp. z o.o., zwaną dalej Organizatorem, określający prawa, obowiązki i zakres odpowiedzialności Organizatorów oraz Wystawców. Regulamin obowiązuje wszystkich uczestników wydarzeń w roku 2026, zwanych dalej Wystawcami.

§1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

Organizatorem wydarzeń pod nazwą Targi Bliska Sztuka jest CRAFT EVENT Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, NIP: 8971852980, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców pod numerem 369634463, KRS nr 0000721894.
Zgłoszenie uczestnictwa Wystawcy poprzez wysłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego Regulaminu i zobowiązaniem do jego przestrzegania.
Zgłoszenie uczestnictwa Wystawcy poprzez wysłanie formularza zgłoszeniowego oznacza wyrażenie zgody na przetwarzanie przez Craft Event Sp. z o.o. danych osobowych i firmowych do korespondencji w celu przesyłania informacji handlowej i marketingowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. przedstawienie oferty handlowej lub informacji o organizowanych promocjach, eventach – za pomocą poczty elektronicznej) lub telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących (np. drogą telefoniczną).

§2 WARUNKI ZGŁOSZENIA

Rekrutacja na wydarzenia odbywa się na podstawie selekcji Wystawców dokonanej przez Organizatora spośród wszystkich zgłoszeń nadesłanych przez internetowy formularz zgłoszeniowy. Do zakwalifikowanych uczestników zostaną wysłane e-mailem indywidualnie sporządzone umowy. Przekazywanie umów odbywa się za pośrednictwem zewnętrznego systemu, a ich podpisanie następuje drogą elektroniczną. Wysłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego nie oznacza przyjęcia na listę Wystawców.
Informujemy, że profil wydarzenia koncentruje się na twórczości artystycznej, a więc przede wszystkim na takich dziedzinach jak: obraz, rysunek, grafika artystyczna, fotografia, rzeźba, ceramika nieużytkowa, decor. Produkty dodatkowe, takie jak plakaty, torby czy pocztówki mogą być częścią stoiska – pod warunkiem, że stanowią reprodukcje własnych prac malarskich lub rysunkowych stanowiących podstawę oferty na stoisku. Organizator zastrzega możliwość ścisłej weryfikacji asortymentu wystawcy pod kątem profilu wydarzenia – prezentacji sztuki nieużytkowej.
Płatność za uczestnictwo – Wystawca jest zobowiązany opłacić kwotę za stoisko wg daty wskazanej w umowie. Jeśli Wystawca zgłosi się na 14 dni lub później przed rozpoczęciem targów to opłaty musi dokonać tego samego dnia, co zgłoszenie. Wystawca proszony jest o przesłanie potwierdzenia wpłaty na adres e-mail umowy@craftevent.pl. W przypadku rezygnacji z udziału, po dokonaniu częściowej lub całościowej wpłaty, wpłacone środki nie podlegają zwrotowi.
Wystawcy, którzy zostali zakwalifikowani na listę Wystawców lecz nie dokonali wpłaty we wskazanych terminach zostają automatycznie wykreśleni z listy Wystawców.
Opłata za wyposażenie dodatkowe oraz za świadczenia promocyjne (cennik w formularzu) naliczana jest dodatkowo, w zależności od wybranego zapotrzebowania Wystawcy, na podstawie wypełnionego przez Wystawcę formularza zamówienia.
Organizator decyduje o lokalizacji stoiska Wystawcy przy czym zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby wszystkie stoiska były ulokowane równie atrakcyjnie wzdłuż ciągów komunikacyjnych. Wystawcy nie będą grupowani tematycznie, a każda z kategorii będzie określona limitem miejsc, aby zachować odpowiednio zdywersyfikowaną liczbę Wystawców. Organizator zastrzega, że nie ma obowiązku brania pod uwagę sugestii dotyczących miejsc rozmieszczenia zgłaszanych mu przez Wystawców.
Organizator ma prawo odmówić Wystawcy udziału w targach także po dokonaniu przez niego wpłaty, bez podania przyczyny. W takim przypadku Organizator dokona Wystawcy zwrotu pełnej uiszczonej przez niego kwoty za udział w Targach. Kwota ta nie podlega zwrotowi, jeśli wykluczenie Wystawcy nastąpi wskutek złamania przez niego niniejszego regulaminu.
Na jednym stoisku może znaleźć się jedna marka. W szczególnych przypadkach stoisko może być współdzielone przy dodatkowej opłacie. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy łączenia stoisk, jeśli mogłoby to utrudnić komunikację lub działania promocyjne.
Wystawca nie może podnajmować stoiska ani oddawać go do używania osobom trzecim bez uprzedniej i pisemnej zgody Organizatora.
Wystawca nie może nic przyczepiać, montować, mocować lub przyklejać do ścian, podłogi, elementów zabudowy.
Organizator zastrzega sobie brak możliwości sprzedaży i prezentacji przez Wystawcę towaru niebędącego przedmiotem jego działalności, którą wskazał w formularzu zgłoszeniowym.
Wystawcy zobowiązani są do noszenia identyfikatorów w widocznym miejscu przez cały czas trwania montażu, demontażu i wydarzenia. Identyfikator musi być umieszczony w sposób umożliwiający jego łatwą weryfikację przez Organizatora oraz obsługę wydarzenia. Brak widocznego identyfikatora będzie skutkował ograniczeniem dostępu do przestrzeni wystawienniczej.
Organizator zastrzega sobie prawo odłączenia stoiska od prądu w przypadku przekroczenia przez Wystawcę poboru deklarowanego w formularzu zgłoszeniowym, bez zwrotu opłaty za tę usługę.

§3 PRAWA I OBOWIĄZKI WYSTAWCY

Wystawca oświadcza, że jest autorem prezentowanych i sprzedawanych na stoisku prac lub posiada odpowiednie uprawnienie do ich prezentacji oraz sprzedaży.
Wystawca zapewnia, że prezentowane i sprzedawane prace nie naruszają praw osób trzecich, w tym praw autorskich, pokrewnych ani innych praw własności intelektualnej.
Wystawca oświadcza, że w przypadku zgłoszenia w stosunku do Organizatora jakichkolwiek roszczeń przez osoby trzecie związanych z naruszeniem powyższych praw, Wystawca, na żądanie Organizatora, zobowiązuje się do podjęcia niezbędnych działań w celu zażegnania sporu, w tym:
a) wstąpienia do postępowania sądowego lub administracyjnego w miejsce Organizatora, a jeśli nie jest to możliwe – jako interwenient uboczny;
b) zwolnienia Organizatora z obowiązku zapłaty jakichkolwiek odszkodowań, zadośćuczynień lub kar wynikających z naruszenia praw autorskich;
c) pokrycia kosztów związanych z usunięciem skutków naruszeń, w tym kosztów publikacji oświadczeń, zawarcia ugód sądowych lub pozasądowych, oraz kosztów postępowań mediacyjnych, arbitrażowych lub obsługi prawnej.
Wyposażenie stoiska w sprzęty, urządzenia oraz towar, który jest niezbędny do prowadzenia działalności, leży w całości po stronie Wystawcy.
Powierzchnia zostanie udostępniona Wystawcy przez Organizatora na montaż i zaaranżowanie oraz wyposażenie w swoje produkty stoisk na jeden dzień przed rozpoczęciem planowanego wydarzenia, zgodnie z rozpiską godzinową, którą prześle Organizator do 7 dni przed wydarzeniem.
Opłata za zabudowę targową dotyczy wyłącznie ścianek znajdujących się wewnątrz wynajętej powierzchni stoiska. Wystawca ma do dyspozycji tylko tę stronę ścianki, która znajduje się w granicach jego stoiska. W przypadku ścianek dzielących dwa stoiska, po drugiej stronie tej samej ścianki może znajdować się inny wystawca.
Wjazd na parking techniczny możliwy jest wyłącznie dla pojazdów posiadających wypisaną, kompletną oraz prawidłowo odwróconą wjazdówkę umieszczoną w widocznym miejscu za szybą. Wystawca zobowiązany jest do wcześniejszego wydrukowania wjazdówek a ich liczba musi odpowiadać liczbie planowanych wjazdów na plac techniczny podczas montażu oraz demontażu stoiska. Brak wjazdówki lub nieprawidłowe jej uzupełnienie może skutkować odmową wjazdu na teren techniczny.
Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania wyznaczonych godzin montażu oraz demontażu stoisk, określonych przez Organizatora. Wjazd pojazdów na teren techniczny oraz możliwość prowadzenia prac montażowych lub demontażowych odbywa się wyłącznie w przedziałach czasowych wskazanych w szczegółowej informacji organizacyjnej, która zostanie przesłana Wystawcy najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. Organizator zastrzega, iż wpuszczanie pojazdów na teren techniczny będzie możliwe jedynie zgodnie z harmonogramem, a pojazdy, które stawią się poza wyznaczonymi godzinami, nie będą wpuszczone na teren wydarzenia.
Wystawca jest zobowiązany zapewnić gotowość stoiska dla odwiedzających na 15 min. przed rozpoczęciem wydarzenia. W przypadku opóźnień w montażu stoiska bądź braku personelu na stoisku w godzinach trwania Wydarzenia, Organizator ma prawo do wykluczenia Wystawcy z Wydarzenia bez obowiązku zwrotu opłaty za stoisko.
Wystawca jest zobowiązany do obecności na stoisku każdego dnia wydarzenia i w godzinach trwania wydarzenia.
Wystawca zapłaci Organizatorowi karę umowną w wysokości 2000,00 zł w przypadku każdego z poniższych przypadków:
a) zaprzestania sprzedaży w trakcie Wydarzenia, w tym opuszczenia Stoiska lub terenu Wydarzenia. W przypadkach losowych Organizator może, ale nie musi, wyrazić zgodę na wcześniejsze zakończenie sprzedaży. Wszelkie potrzeby opuszczenia Stoiska muszą być zgłoszone do Organizatora z odpowiednim wyprzedzeniem,
b) zmiany lokalizacji Stoiska bez zgody Organizatora,
c) naruszenia obowiązku zachowania czystości w obrębie stoiska lub jego zaplecza, w tym wylewania nieczystości płynnych, a w szczególności zużytego oleju gastronomicznego, do kanałów burzowych i na okoliczne trawniki,
d) spóźnienia z rozpoczęciem sprzedaży w trakcie Wydarzenia,
e) kolportażu i ekspozycji jakichkolwiek materiałów promocyjnych Wystawcy poza stoiskiem wystawienniczym, bez zgody Organizatora,
f) niestosowania się do Regulaminu Targów i Regulaminu Obiektu.
Wystawca zobowiązany jest do dbałości o porządek na swoim stoisku oraz na jego zapleczu.
Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania zamówionych wymiarów i metrażu stoiska, zgodnie z umową.
Wystawca jest zobowiązany do demontażu stoiska na swój koszt niezwłocznie po zakończeniu wydarzenia.
Na stoisku zabronione jest prowadzenie jakiejkolwiek działalności komercyjnej, akwizycyjnej, agitacyjnej oraz przeprowadzanie zbiórek pieniężnych bez uprzedniej zgody Organizatora, a także podejmowanie działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.
Na terenie targów obowiązuje zasada, iż promocja, prezentacja, degustacja oraz sprzedaż produktów mogą odbywać się wyłącznie w obrębie stoiska przydzielonego danemu Wystawcy
Na terenie obiektów obowiązuje bezwzględny zakaz zapalania świec oraz używania jakiegokolwiek otwartego ognia, w tym materiałów pirotechnicznych, kuchenek gazowych i podobnych urządzeń. Zakaz ten wynika z obowiązujących przepisów bezpieczeństwa przeciwpożarowego, a także z regulaminów i obostrzeń obowiązujących na terenie obiektu targowego. W przypadku naruszenia niniejszego zakazu, Organizator ma prawo do natychmiastowego przerwania ekspozycji, a także do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody, straty lub kary administracyjne wynikające z naruszenia powyższych zasad.
Wystawca zobowiązuje się do zwrotu Organizatorowi powierzchni wraz z wypożyczonym wyposażeniem dodatkowym stoiska w stanie niepogorszonym.
Wystawca zostanie zobowiązany do pokrycia kosztów naprawy wszelkich zniszczeń obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie, bądź uszkodzeń jego wyposażenia (elementów zabudowy, wynajętego sprzętu, mebli), powstałych z winy Wystawcy, bądź osób mu towarzyszących.
Organizator zapewnia patrol ochrony podczas całego okresu wynajmu stoiska, wraz z dyżurami nocnymi. Niemniej jednak Organizator nie bierze odpowiedzialności za towar znajdujący się na stoisku. Wystawca jest zobowiązany do właściwego zabezpieczenia swojego stoiska oraz przechowywanych tam produktów i wyposażenia. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za produkty Wystawców, w szczególności za ich uszkodzenie, zaginięcie lub kradzież przez osoby trzecie – zarówno w trakcie trwania wydarzenia, jak i w okresie montażu oraz demontażu stoisk.
W przypadku rezygnacji z uczestnictwa Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie Organizatora drogą mailową lub telefoniczną.
Wystawca zobowiązuje się, że powierzchnia oraz jej wyposażenie będą wykorzystane tylko i wyłącznie dla celów promocji działalności prowadzonej przez Wystawcę.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść oraz formę sprzedawanych lub prezentowanych produktów na stoisku Wystawcy.
Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego regulaminu, a także do podporządkowania się poleceniom przedstawicieli Organizatora w zakresie utrzymania porządku.
Wystawca ma obowiązek przestrzegać podczas Wydarzenia zasad BHP i ppoż. oraz Regulaminu obiektu, Regulaminu Targów, w którym odbywa się Wydarzenie.
Organizator zapewni odpłatnie dostęp do prądu znajdującego się na terenie Wydarzenia tylko tym Wystawcom, którzy zgłoszą taką potrzebę. Prąd będzie udostępniony jedynie w dniu wydarzenia. Wystawca otrzymuje tylko jedno określone gniazdo w miejscu wskazanym przez Organizatora, które będzie usytuowane w niewielkiej odległości od stoiska Wystawcy. Wystawca zobowiązany jest do posiadania własnych przewodów w celu dalszego rozprowadzenia instalacji na stoisku.
Ze względu na skalę wydarzenia oraz dużą liczbę uczestników, z troski o komfort i bezpieczeństwo obowiązuje zakaz przebywania zwierząt na stoiskach Wystawców.

§4 PRAWA I OBOWIĄZKI ORGANIZATORA

Organizator zobowiązuje się do zapewnienia miejsca i wyposażenia dla Wystawcy w obiekcie podczas trwania Targów zgodnie z podpisaną umową między stronami.
Organizator zobowiązuje się do przeprowadzenia kampanii reklamowej w mediach społecznościowych i w innych dostępnych mu kanałach marketingowych. Jednocześnie Organizator informuje, że nie ma obowiązku publikacji materiałów promujących każdego Wystawcę.
Organizator ma prawo do wykonania dokumentacji zdjęciowej i filmowej w czasie montażu, podczas Wydarzenia oraz wykorzystywania tych materiałów do celów marketingowych.
Aby zadbać o jak największe dotarcie do szerokiej grupy odbiorców, Wystawca jest zobowiązany do co najmniej jednej publikacji na swoich firmowych social mediach, materiałów promocyjnych wysłanych przez Organizatora wraz z oznaczeniem Wydarzenia najpóźniej do czwartku poprzedzającego Wydarzenie.
Wystawca zezwala na przetwarzanie jego danych osobowych i firmowych w celu promocji Wydarzenia.
Organizator zobowiązuje się do promowania Wystawców, którzy wykupili świadczenia marketingowe, w zakresie określonym w pakiecie promocyjnym w formularzu zgłoszeniowym oraz w umowie.
Wystawca, który wykupił świadczenia promocyjne przekaże Organizatorowi wszelkie materiały i zdjęcia na swój temat w celu promocji Wystawcy. Ponadto Wystawca zgadza się na publikację informacji, zdjęć oraz wykorzystanie treści oraz zdjęć dostępnych na stronie i profilu Wystawcy przesłanych w formularzu zgłoszeniowym lub mailowo w celach promocyjnych prowadzonych przez Organizatora.
Organizator jest uprawniony do zmiany ww. treści lub wykorzystania treści dostępnych na social mediach i stronie ww. Wystawcy. Wystawca zezwala Organizatorowi na dokonywanie wszelkich opracowań materiałów, dokonywania skrótów, łączenia z innymi utworami, włączania do innych utworów, opracowań redakcyjnych.
Materiały promocyjne nt. marki i produktów prezentowanych na stoisku przesłane przez Wystawców, będą umieszczone na profilu targów FB/IG wyłącznie po opłaceniu stoiska. Umieszczanie materiałów o Wystawcach, którzy nie wykupili świadczeń promocyjnych, jest wyłącznie wolną wolą Organizatora i nie ma on obowiązku publikacji materiałów Wystawców, oraz ma prawo odmowy ich publikacji bez podania przyczyny.
Organizator zabrania kolportażu ulotek podczas Wydarzenia.
Organizator zastrzega, że Wystawcy, którzy zgłaszają się 14 dni przed targami, mogą nie zostać uwzględnieni na planie targów, liście Wystawców oraz mogą nie mieć zapewnionych identyfikatórów oraz tabliczki z nazwą Wystawcy.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść, formę, pochodzenie, legalność ani zgodność z prawem produktów prezentowanych lub sprzedawanych przez Wystawcę na stoisku. W szczególności Organizator nie odpowiada wobec osób trzecich za jakiekolwiek roszczenia, w tym roszczenia cywilne, finansowe, majątkowe, karne, administracyjne lub podatkowe, wynikające z naruszenia praw autorskich, praw pokrewnych, znaków towarowych, patentów, praw własności intelektualnej, praw do wizerunku, dóbr osobistych lub innych praw podmiotów trzecich w związku z produktami prezentowanymi lub sprzedawanymi przez Wystawcę. Wszelkie zobowiązania finansowe, koszty sądowe, koszty postępowań administracyjnych, arbitrażowych, mediacji lub ugód wynikające z takich roszczeń ponosi wyłącznie Wystawca. Niniejsze wyłączenie odpowiedzialności nie ma zastosowania wyłącznie w przypadku, gdy naruszenie powstało z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa Organizatora.

§5 PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO, informujemy, że administratorem danych osobowych jest Craft Event Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-652) przy ul. Kruszwickiej 26/28.
Pozyskane dane będą przetwarzane w związku z zawarciem umowy w celu jej realizacji.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.
Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane jest obliczany w oparciu o następujące kryteria:
a) czasu obowiązywania umowy,
b) przepisy prawa, które mogą nas obligować do przetwarzania danych przez określony czas,
c) okres, który jest niezbędny do obrony naszych interesów.
Ponadto, informujemy, że mają Państwo prawo do:
a) dostępu do swoich danych osobowych,
b) żądania sprostowania swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
c) żądania usunięcia swoich danych osobowych, w szczególności w przypadku cofnięcia przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie, gdy nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
d) żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych, ze względu na Pani/Pana szczególną sytuację, w przypadkach, kiedy przetwarzamy Pani/Pana dane na podstawie naszego prawnie usprawiedliwionego interesu czy też na potrzeby marketingu bezpośredniego,
f) przenoszenia swoich danych osobowych,
g) wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W zakresie, w jakim Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody – mają Państwo prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed jej wycofaniem. Zgodę mogą Państwo wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na nasz adres korespondencyjny bądź adres e-mailowy: umowy@craftevent.pl.

§6 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Organizator zastrzega sobie możliwość zmian niniejszego regulaminu.
Wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu odbędą się w formie publikacji na stronie www.bliskasztuka.pl.